Dla osób, które chcą skorzystać z oferty kursów semestralnych najodpowiedniejszym czasem do zapisania się jest okres bezpośrednio poprzedzający rozpoczęcie kursu:
wrzesień przed semestrem jesienno-zimowym,
luty przed semestrem wiosennym,
czerwiec i lipiec przed kursami wakacyjnymi.

Osoby, które zdecyduja się na rozpoczęcie nauki w trakcie semestru oraz ci, którzy chcą skorzystać z oferty  zajęć indywidualnych  czy  grup na zamówienie  mogą zapisywać się przez cały rok w godzinach  dyżurów metodyka  lub po wcześniejszym umówieniu się w innych dogodnych dla siebie porach.

Najważniejszą częścią procedury zapisu jest kwalifikacja. Kwalifikacja składa się z części ustnej oraz mniej lub bardziej rozbudowanej części pisemnej. W przypadku osób na poziomie podstawowym całość zajmuje ok. 5-10 minut, natomiast osoby przystępujące do egzaminów z certyfikatem powinny zarezerwowac sobie ok. 45 - 60 minut. Procedurę kończy wpisanie słuchacza na listę konkretnej grupy oraz dopełnienie kilku prostych formalności.

Kwalifikacja czyli ustalenie poziomu językowego to pewien wysiłek zarówno ze strony słuchacza jak i szkoły. Jeśli jednak szkoła poważnie traktuje słuchacza, a słuchacz poważnie traktuje naukę języka, to wysiłek ten jest potrzebny, często wręcz niezbędny. Kwalifikacja zapewnia, że:
poziom przyszłego słuchacza zostanie oceniony w sposób obiektywny zgodny z obowiązującymi standardami
słuchacz znajdzie się wśród osób na podobnym do swojego poziomie, co jest warunkiem efektywnej nauki w grupie,
do grupy nie trafią osoby, na znacznie wyższym lub niższym poziomie, które potencjalnie mogą spowalniać pracę na zajęciach,
w przypadku przystępowania do egzaminu z certyfikatem metodyk będzie mógł z dużym prawdopodobieństwem ocenić szanse zdania egzaminu.